Van één gebruiker tot duizend: de juiste licentie voor de juiste prijs

Elk bedrijf draait op hetzelfde handjevol dingen: mail, bestanden, vergaderingen, de apps die mensen elke dag gebruiken en de devices waarop ze dat doen. Daarachter zit een licentiefactuur waar de meeste ondernemers nooit twee keer naar kijken, en een leverancier die er wel of niet namens hen naar kijkt. Wij zijn een Microsoft Cloud Solution Provider (CSP). Dit is wat dat in de praktijk betekent, verteld aan de hand van vier van onze klanten, van één gebruiker tot meer dan duizend. Geen namen, wel echte beslissingen.

De stichting die de commerciële prijs betaalde

Een stichting kwam bij ons met Microsoft 365-licenties die via de vorige leverancier waren gekocht: Business Premium en Business Basic voor de medewerkers, geavanceerde e-mailbeveiliging en identiteitsbeheer, allemaal tegen de standaard commerciële prijs. Microsoft biedt non-profitversies van deze licenties aan voor een fractie van de kosten, en als stichting kwam de klant daar al die tijd al voor in aanmerking. Niemand had het ooit gezegd.

Eén ding stond in de weg, en dat kwam pas aan het licht toen we de licenties overnamen. De stichting werd per maand gefactureerd, dus niets op de factuur wees op iets anders, maar de leverancier had elke licentie op een jaartermijn ingekocht. Een maandprijs voor een licentie die per jaar is ingekocht, is vaak het geheime recept achter een korting die te mooi lijkt om waar te zijn. De verrassing komt als je weg wilt.

We brachten elke verlengdatum in kaart en zetten elke licentie om naar de non-profitversie op de eerste dag dat het kon. Het resultaat is een besparing van enkele honderden euro’s per maand voor dezelfde producten en dezelfde functies, zonder dat de mensen die ermee werken er iets van merken. Voor een stichting groeit het geld niet aan de bomen. Deze maandelijkse besparing betaalt andere verbeteringen die de stichting nodig heeft om haar doelen te halen.

De groep met meer dan duizend gebruikers

Aan de andere kant van de schaal: een internationale groep met meer dan duizend gebruikers. Kenniswerkers op Microsoft 365 E3, frontlinemedewerkers op een lichter plan, Teams apart gelicentieerd zoals de regels van de Europese Economische Ruimte (EER) vereisen, identiteiten beheerd in Microsoft Entra ID en elk device geconfigureerd en op orde gehouden via Microsoft Intune, cloud-pc’s, en een flinke Azure-factuur voor de platformen achter het bedrijf.

Hier is het werk consolidatie: één licentielijn in plaats van een dozijn, het juiste plan voor elk soort gebruiker in plaats van het grootste plan voor iedereen, en reserveringen op de dure Azure-resourcetypen zodat het voorspelbare deel van de factuur tegen de gecommitteerde prijs wordt ingekocht. Waar nodig draait de hardware als dienst via TruScale: devices en servers voor een voordelig maandbedrag in plaats van een investering.

De kleinste klant

Een ontwerpstudio met een handjevol mensen. Vier volledige werkplekken op Business Standard en twee mailboxen op een eenvoudig Exchange Online-plan voor de rollen die alleen e-mail nodig hebben. Niet meer licenties dan nodig, elk afgestemd op hoe de persoon echt werkt, op één maandfactuur, met de termijn die zij kozen. Een studio van zes mensen krijgt dezelfde aandacht als een groep van duizend: wij richten het in, houden het actueel en zijn er als er iets speelt.

De nieuwste klant

Onze nieuwste klant, een adviesbureau, begon bij ons vanaf nul: Microsoft 365 Business en Microsoft 365 Copilot Business vanaf dag één. Copilot Business is de AI-assistent van Microsoft voor organisaties tot 300 mensen, toegevoegd aan de Business-plannen. Voor een nieuw bedrijf is dat het beste moment om ermee te beginnen: geen migratie, geen gewoontes om af te leren, en elk document, elke mail en elke vergadering vanaf de eerste week binnen bereik van de assistent.

Wat een Cloud Solution Provider eigenlijk doet

• We kopen in tegen partnerprijzen en geven die door met een lage marge. Het voordeel blijft bij jou.
• We stemmen plannen af op mensen. Niet elke gebruiker heeft de grootste licentie nodig, en sommigen alleen een mailbox.
• We controleren waar je recht op hebt: non-profit-, onderwijs- en regionale varianten die een generieke leverancier nooit aanbiedt.
• Maandtermijnen waar flexibiliteit telt, jaartermijnen waar ze geld besparen. We vertellen je welke welke is, en de prijs die je betaalt past bij de termijn die je hebt.
• Een klantportaal waar je zelf software en licenties selecteert en koopt, via ons, tegen onze prijzen. Of je laat het aan ons over, zoals de meeste van onze klanten doen.
• Eén factuur voor software, abonnementen en de devices zelf, gekocht of geleased, met de instellingen beheerd via Microsoft Intune zodat een nieuwe laptop klaar is op het moment dat hij wordt aangezet.
• Consolidatie en reserveringen zodra de factuur groot genoeg is om ertoe te doen.

De regel waar we naar werken

Lage marge, maximaal voordeel voor de klant. Een licentie is geen product dat we je verkopen; het is een kostenpost die we voor je beheren. Zo kwam de stichting op non-profitlicenties terecht, en dat bedoelen we met zorgeloze IT: de juiste licentie voor de juiste prijs, voor je in de gaten gehouden.

Bekijk wat we bieden in moderne werkplek, licenties en devices en managed services.